Vedtægter for Hvidovre Gymnastik

§ 1 Navn og sted

Foreningens navn: Hvidovre Gymnastik - (HVG 37), stiftet den 1.10.1937.

Hjemsted: Hvidovre Kommune.

§ 2 Formål

Formålet er at give alle, der enten er bosiddende i eller på anden måde har tilknytning til Hvidovre Kommune, lejlighed til at dyrke gymnastik.

§ 3 Medlemskab

Foreningen er tilsluttet Danske Gymnastik- og Idrætsforeninger (DGI) i København, GymDanmark (GD) og ”Idrætsrådet Hvidovre (IH)”.

§ 4 Indmeldelse

Stk. 1. Indmeldelse sker online på foreningens hjemmeside hvert år og er gældende efter indbetaling af: passivt medlemskab eller ved holdtilmelding.

§ 5 Medlemmer

Stk. 1. I foreningen kan optages såvel aktive som passive medlemmer.

Stk. 2. Bestyrelsen kan udelukke et medlem, når den finder grund hertil. Det udelukkede medlem kan anke kendelsen på førstkommende generalforsamling.

§ 6 Bestyrelsen 

Stk. 1. Foreningen ledes af en bestyrelse bestående 5-7 bestyrelsesmedlemmer samt 2 suppleanter. Formand, næstformand, kasserer, samt 2 til 4 menige bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen holder møde så ofte som formanden eller 2 bestyrelsesmedlemmer finder det påkrævet, minimum 6 årlige møder. Ved stemmelighed på disse møder er formandens stemme afgørende.

Stk. 2. Bestyrelsen må max have 2 medlemmer fra samme familie. Medlemmer fra samme familie kan ikke på samme tid varetage formands- og kassererposten. Familie dækker over relationerne forældre, børn, søskende og ægtefælle/partner.

Stk. 3. Medlemmer af bestyrelsen må ikke være engageret ledelsesmæssigt eller bestyrelsesmæssigt i andre konkurrerende gymnastikforeninger.

Stk. 4. Bestyrelsen kan vælge at invitere ansatte i foreningen med til bestyrelsesmøder i det omfang bestyrelsen finder det nødvendigt. Ansatte har ikke stemmeret.

§ 7 Arbejdsgrupper

Stk. 1. Foreningens instruktørarbejdsgruppe består af alle trænere. Arbejdsgruppen vælger hvert år ved opstartsseminar en trænerrepræsentant. Repræsentanten kan deltage i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret i bestyrelsen. Det er desuden et krav, at trænerrepræsentanten skal være medlem af foreningen.

Stk. 2. Foreningen nedsætter både permanente og ad hoc arbejdsgrupper. Der skal til enhver tid sidde et bestyrelsesmedlem i hver enkelt arbejdsgruppe. Permanente grupper kan være bl.a. bredde-, opvisnings-, konkurrence-, sponsor- og hjemmesidegruppe. Ad hoc arbejdsgrupper kan dannes i forbindelse med fx jubilæum, sommerfest og Euro-gym.

Stk. 3. Arbejdsgrupper kan ikke særskilt disponere over foreningens midler. Al økonomi går gennem foreningens bestyrelse.

§ 8 Generalforsamling

Stk. 1. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed og afholdes hvert år inden 15/5. Generalforsamlingen indvarsles mindst tre uger forud på foreningens hjemmeside og klubbens officielle sociale medier. Derudover tilsendes alle medlemmer via e-mail (og med samme varsel) en indkaldelse, der indeholder en foreløbig dagsorden. Forslag som ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være indsendt via e-mail (formand@hvg37.dk) til bestyrelsen senest to uger inden generalforsamlingen. Den endelige dagsorden inkl. alle indkomne forslag samt revideret regnskab tilsendes alle medlemmer senest 7 dage før generalforsamlingen.

Stk. 2. Alle foreningens medlemmer, der er fyldt 15 år, ikke skylder kontingent og derover i mindst én måned har været medlem af foreningen, har adgang til – og stemmeret på – generalforsamlingen. Hvert medlem under 15 år kan overdrage deltagelsen og stemmeretten til en forælder eller værge. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. Derudover må bestyrelsen invitere relevante gæster, som dog ikke har stemmeret på generalforsamlingen. Valgbar til bestyrelsen er alle stemmeberettigede medlemmer over 15 år. Medlemmer, der vælges til formand eller kasserer, skal dog være fyldt 18 år. Fraværende, valgbare medlemmer kan vælges, når der skriftligt foreligger tilsagn om, at vedkommende vil modtage valg til den foreslåede post.

Stk. 3. På ulige år vælges kasserer og 1-2 menige bestyrelsesmedlemmer. På lige år vælges formand og 2-3 menige bestyrelsesmedlemmer. På førstkommende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig selv.

Hvert år vælges 2 suppleanter, 2 revisorer og 1 revisorsuppleant.

Stk. 4. På generalforsamlingen afgøres alle sager ved almindeligt stemmeflertal (over halvdelen), dog kræves til udelukkelse af et medlem, samt til ændring af disse vedtægter, mindst 2/3 af de afgivne gyldige stemmer for forslaget. Skriftlig afstemning kan efter ønske foretages.

Stk. 5. I tilfælde af at det ikke er muligt at afholde en fysisk generalforsamling kan bestyrelsen vælge at indkalde til & afholde generalforsamling som en virtuel generalforsamling med tilhørende valg, stemmeafgivelse mm.

§ 9 Generalforsamlingens dagsorden

På den ordinære generalforsamling behandles følgende:

1. Valg af dirigent og stemmetællere

2. Aflæggelse og godkendelse af formandens beretning

3. Forelæggelse og godkendelse af det reviderede regnskab

4. Fastsættelse af kontingent

5. Vedtægtsændringer

6. Indkomne forslag

7. Valg

8. Eventuelt

§ 10 Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når flertallet af bestyrelsen finder det nødvendigt, eller når mindst 20 af foreningens stemmeberettigede medlemmer stiller skriftligt krav herom med forslag til dagsorden. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 4 uger efter, at kravet herom er modtaget, og den skal indvarsles i lighed med ordinær generalforsamling.

§ 11 Økonomi

Stk. 1. Foreningens grundkontingent for medlemskab fastsættes hvert år på den ordinære generalforsamling.

Stk. 2. Medlemmer af bestyrelsen modtager et fastsat honorar årligt og udbetales umiddelbart før generalforsamlingen.

Bestyrelsens formand modtager omkostningsgodtgørelse & kørselsgodtgørelse i henhold til gældende takster for sit virke i bestyrelsen. Kassereren får fast månedsløn.  

Stk. 3.  Er et medlem i kontingentrestance og er blevet rykket op til tre gange for betalingen, kan der ske udelukkelse fra foreningens aktiviteter indtil betalingen er modtaget.

Stk. 4. Foreningens regnskabsår følger kalenderåret. Regnskabet skal til enhver tid være tilgængeligt for bestyrelse og revision.

Stk. 5. Bestyrelsen kan i særlige tilfælde bevilge et medlem fritagelse for kontingentbetaling.
Bestyrelsen fastsætter kontingentperioder og betalingsterminer. Ved tilmelding til hold kan der kun ske refundering ved udmeldelse senest 30 dage efter start.

Bestyrelsen kan løbende fastsætte særkontingenter for særhold og ved igangsættelse af nye initiativer.

§ 12 Tegningsberettiget

Stk. 1. Tegningsberettiget er formand og kasserer, dog ved længere fravær af disse af 2 bestyrelsesmedlemmer, ved køb, salg eller pantsætning af fast ejendom samt ved optagelse af lån tegnes foreningen af den samlede bestyrelse.

Stk. 2. Foreningens medlemmer og bestyrelsesmedlemmer hæfter ikke personligt for de for foreningen indgåede forpligtelser, for hvilke alene foreningen hæfter med dens respektive formue.

Stk. 3. Foreningens medlemmer har ikke nogen økonomisk forpligtelse over for foreningen ud over kontingent-forpligtelsen.

Stk. 4. Foreningens medlemmer har ikke krav på nogen del af foreningens formue eller udbytte af nogen art.

§ 13 Foreningens ophør

Stk. 1. Til beslutning om foreningens ophør kræves en generalforsamling, hvor mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede, og hvor mindst 75 % af dem stemmer for ophør.

Stk. 2. Ophører foreningen at eksistere, tilfalder den eventuelle formue Idrætsrådet Hvidovre (IH).

Hvidovre den 30/4-2024

Seneste vedtægtsændringer blev foretaget på ordinær generalforsamling den 30. april 2024.