Referat af generalforsamling 21. marts 2023
Til stede var:
Fra bestyrelsen deltog:
Christina Svendsen, Karina Louise Fredskov, Katrine Fog Steen, Maria Gry Jensen, Maria Anthoni Lynge, Michelle Holmegaard og Søren Barslund Pedersen.
Antal medlemmer:
11 personer var mødt op, og der var 16 antal stemmeberettigede, heriblandt 6 ved fuldmagt.
Bestyrelsen indstillede Michelle Holmegaard til dirigent. Søren Barslund blev valgt som stemmetæller.
Maria Anthoni Lynge aflagde sin beretning.
Beretningen blev enstemmigt vedtaget.
Beretningen er vedhæftet dette referat.
Christina fremlagde regnskabet.
Det blev oplyst, at der var et underskud på 248.251,00 kr.
Der var flere årsager til at der var underskud i foreningen, bl.a. pga. ansættelse af nye dyre trænere og et mindre antal gymnaster end hvad foreningen var blevet stillet i udsigt ved sammenlægningen af TGAV og HVG37.
Derudover har der i det forgangne år ikke været nye sponsorater, idet sponsorerne havde et år til gode, da foreningen var lukket under corona. Der er desuden blevet bestilt dragter i foreningen, som oprindeligt ikke skulle have været bestilt i denne sæson.
Christina oplyste endvidere, at der blev hensat 100.000,00 kr. til vedligehold af redskaber.
Beløb til dragter fordeles over 3 år, idet dragter skal holde 3 år. Der hensættes 84.000,00 kr. til dette og 25.000,00 kr. bliver hensat til Eurogym 2024.
Finn Blohm opfordrede til, at man søgte tilskud til lederuddannelse.
Christina har undersøgt tilskuddet til lederuddannelse, og det ville have beløbet sig til 5.000,00 -6.000,00 kr. i 2023.
Der blev spurgt til, om redskaberne har været lejet ud til andre gymnastikforeninger, og de havde været lejet ud to gange, og der var blevet sendt fakturaer på 4.000,00 kr.
Kaffemaskinen havde været meget dyr, og havde kostet 10.000,00 kr. i denne sæson, så vi skal overveje, om vi skal beholde den.
Vedrørende turen til Eurogym 2022 har der været et underskud på 23.935,00 kr., som fremkommer således:
Indtægter i alt kr. 182.559,75
Udgifter i alt kr. 206.494,74
Når indtægter trækkes fra udgifter - kr. 23.935,00
Vi får penge retur fra forsikringsselskabet i forbindelse med at vi har udlagt et beløb til en gymnast, som kom til skade ved Eurogym 2022. Dette beløb udgør cirka 6.000,00 kr.
Der var et spørgsmål fra forsamlingen vedrørende om man kunne trække dragtprisen ud af kontingentet fremover, idet der kommer nye gymnaster til teamgym afdelingen, som ikke har betalt for dragten tidligere ligesom andre gymnaster, der har gået i foreningen i flere år.
Christina svarede hertil, at vi havde haft møde med DGI, som kom med flere løsninger, bl.a. at størstedelen af alle gymnastikforeninger køber mange drager, og så lejer gymnasten dragten af klubben. Indkøbet afdrages på tre år. – Efter de tre år kan gymnasten købe dragten eller den kan benyttes på holdene under. Der blev spurgt til om de nye medlemmer fra TGAV burde lave en ekstra indbetaling for dragter. Problem ved den model er, at der også løbende kommer andre nye medlemmer, som ikke skal betale særskilt for ny dragt. Derfor kan den model ikke benyttes over for TGAV.
Zascha Lang-Kettner kommenterede, at hvis man lejer dragter, som ikke kan vaskes, kan det blive et problem med lugtgener.
Karina Fredslund fortalte, at dragter kan lægges i koldt vand, selvom der er sten på.
Finn Lang-Kettner uddybede, at tanken bag nuværende model omkring dragter, er, at man betaler for dragten, når man starter.
Christina Svendsen fortalte, at foreningen vil bede om refusion for dragten, når gymnaster stopper. Der kommer punkt vedr. dette under vedtægtsændringer.
Regnskabet blev enstemmigt godkendt.
Maria A. Lynge gennemgik ny model for kontingenter samt regnskab for de forskellige hold og redegjorde for kontingentfastsættelse for næste sæson. Den nye kontingentmodel betyder, at et kontingent fastsættes på baggrund af grundkontingenter samt forskellige faste udgifter til holdene. Herunder forventede lønninger til trænere.
Spørgsmål fra forsamlingen:
Der blev spurgt til, hvor mange gymnaster skemaet er beregnet ud fra. På det pågældende springhold var skemaet beregnet på baggrund af 55 gymnaster og man kan altid opskrive og nedskrive gymnastberegningen.
Finn Blohm fortalte, at man bruger meget tid administrativt i konkurrenceafdelingen, hvorfor man godt kan indsætte de. 200,00 kr. i administrationsgebyr på teamgymholdene ligesom på de øvrige hold.
Maria A. fortalte, at det er teamgym trænere og forældre i konkurrenceafdelingen, der driver det sociale og frivillige i foreningen, hvorfor man godt kunne overveje at fjerne de 200,00 kr. fra de hold.
Zascha Lang-Kettner spurgte til, hvor stort underskuddet ville blive, hvis der var to ligahold i stedet for et.
Finn Blohm oplyste, at der altid havde været underskud i konkurrenceafdelingen og overskud i breddeafdelingen.
Samlet regnskab blev gennemgået af Maria A. Lynge og Christina Svendsen med underskud, overskud, sponsorer, diverse indtægter og udgifter.
Finn Blohm opfordrede igen til, at der skulle søges tilskud til seminarer og kurser.
Finn Blohm synes man skal overveje at ændre ordet kontingent til f.eks. holdpris, så man er fri for fremadrettet at stemme om kontingentfastsættelse. Dette kan ikke laves om på denne generalforsamling, da det er en vedtægtsændring, som ikke er fremsat inden fristen.
Kontingentspørgsmål blev drøftet i forsamlingen, herunder om der var mulighed for at betale i rater.
Bestyrelsen tager til efterretning og undersøger mulighed og regler for at betale i flere rater for de dyreste hold.
Der blev foretaget afstemning om grundkontingenter på henholdsvis 15,00 kr. 8,00 kr. og 4,00 kr.
De 15,00 kr. udgør prisen for en ½ time ved træning op til 4 timer.
De 8,00 kr. udgør prisen for en ½ time ved yderligere træning op til 6 timer.
De 4,00 kr. udgør prisen for en ½ time ved yderligere træning over 6 timer.
Grundkontingent som ovenfor blev enstemmigt vedtaget.
Administrationsgebyret kr. 200,00 kr. pr. medlem er ens administrationsgebyr for alle hold.
Det blev enstemmigt vedtaget.
Maria A. Lynge pointerede, at på legelørdag og legesøndag er der pris for 30,00 kr. hvis man melder sig ind og 50,00 kr. pr. aktivt barn, hvis man kommer som ”drop-in”.
Bestyrelsen indstiller vedtægtsændringer, som er fremsendt til alle medlemmer pr. mail. Alle paragraffer er berørt, da vi har ønsket et mere nutidigt sprog og et bedre overblik med overskrifter på alle. §4, 6, 7, 8, 11 har yderligere ændringer udover overskriften.
Maria A. gennemgik de forskellige vedtægtsændringer i store træk og forklarede, hvorfor bestyrelsen indstillede de foreslåede vedtægtsændringer.
§ 4
Stk. 1. Indmeldelse sker skriftligt til foreningen hvert år og er gældende efter indbetaling af: passivt medlemskab eller ved holdtilmelding. // ændres til
§ 4 Indmeldelse
Stk. 1. Indmeldelse sker online på foreningens hjemmeside hvert år og er gældende efter indbetaling af: passivt medlemskab eller ved holdtilmelding.
Vedtægtsændringen § 4 - Indmeldelse blev enstemmigt vedtaget.
§ 6
Stk. 1. Foreningen ledes af en bestyrelse bestående af formand, næstformand, kasserer, sekretær, kursussekretær, samt to menige bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen holder møde så ofte, formanden eller 2 bestyrelsesmedlemmer finder det påkrævet, minimum 6 årlige møder. Ved stemmelighed på disse møder er formandens stemme afgørende.
Stk. 2. Bestyrelsen må IKKE have mere end et medlem fra samme husstand.
(Forældre & deres børn hjemmeboende eller udeboende) // ændres til
§ 6 Bestyrelsen
Stk. 1. Foreningen ledes af en bestyrelse bestående 5-7 bestyrelsesmedlemmer samt 2 suppleanter. Formand, næstformand, kasserer, samt 2 til 4 menige bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen holder møde så ofte som formanden eller 2 bestyrelsesmedlemmer finder det påkrævet, minimum 6 årlige møder. Ved stemmelighed på disse møder er formandens stemme afgørende.
Stk. 2. Bestyrelsen må IKKE have mere end et medlem fra samme husstand.
(Forældre & deres børn hjemmeboende eller udeboende)
Stk. 3. Medlemmer af bestyrelsen må ikke være engageret ledelsesmæssigt eller bestyrelsesmæssigt i andre konkurrerende gymnastikforeninger.
Vedtægtsændringen § 6 – Bestyrelsen
Stk. 1 – blev enstemmigt vedtaget
Stk. 3 – blev enstemmigt vedtaget
§ 7
Stk. 1. Foreningens instruktørarbejdsgruppe består af alle trænere. Arbejdsgruppen vælger hvert år i september en repræsentant fra sin midte til at deltagelse i bestyrelsens møder. Trænerrepræsentanten har ikke stemmeret i bestyrelsen. Det er endvidere et krav, at trænerrepræsentanten skal være medlem af foreningen.
Stk. 2. Foreningen nedsætter både permanente og ad hoc arbejdsgrupper. Der skal til enhver tid sidde et bestyrelsesmedlem i hver enkelt arbejdsgruppe. Permanente grupper kan være bl.a. bredde-, opvisnings-, konkurrence-, sponsor- og hjemmesidegruppe. Ad hoc arbejdsgrupper kan dannes i forbindelse med fx jubilæum, sommerfest og Euro-gym.
Stk. 3. Arbejdsgrupper kan ikke særskilt disponere over foreningens midler. Al økonomi går gennem foreningens bestyrelse. // ændres til
§ 7 Arbejdsgrupper
Stk. 1. Foreningens instruktørarbejdsgruppe består af alle trænere. Arbejdsgruppen vælger hvert år ved opstartsseminar en trænerrepræsentant. Repræsentanten kan deltage i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret i bestyrelsen. Det er desuden et krav, at trænerrepræsentanten skal være medlem af foreningen.
Stk. 2. Foreningen nedsætter både permanente og ad hoc arbejdsgrupper. Der skal til enhver tid sidde et bestyrelsesmedlem i hver enkelt arbejdsgruppe. Permanente grupper kan være bl.a. bredde-, opvisnings-, konkurrence-, sponsor- og hjemmesidegruppe. Ad hoc arbejdsgrupper kan dannes i forbindelse med fx jubilæum, sommerfest og Euro-gym.
Stk. 3. Arbejdsgrupper kan ikke særskilt disponere over foreningens midler. Al økonomi går gennem foreningens bestyrelse.
Vedtægtsændringen § 7 – Arbejdsgrupper
Stk. 1 – blev enstemmigt vedtaget
Stk. 2 – blev enstemmigt vedtaget
Stk. 3 – blev enstemmigt vedtaget
§ 8
Stk. 1. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed og afholdes hvert år mellem 15. marts og 15. april. Generalforsamlingen indvarsles mindst tre uger forud på foreningens hjemmeside og ved opslag i de gymnastiksale og haller, der benyttes til træning. Derudover tilsendes alle medlemmer via e-mail (og med samme varsel) en indkaldelse, der indeholder en foreløbig dagsorden samt foreningens reviderede regnskab. Forslag som ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være indsendt via e-mail til bestyrelsen senest to uger inden generalforsamlingen. Den endelige dagsorden inkl. alle indkomne forslag tilsendes alle medlemmer senest 7 dage før generalforsamlingen. // ændres til
§ 8 Generalforsamling
Stk. 1. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed og afholdes hvert år inden 15/5. Generalforsamlingen indvarsles mindst tre uger forud på foreningens hjemmeside og klubbens officielle sociale medier. Derudover tilsendes alle medlemmer via e-mail (og med samme varsel) en indkaldelse, der indeholder en foreløbig dagsorden. Forslag som ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være indsendt via e-mail (formand@hvg37.dk) til bestyrelsen senest to uger inden generalforsamlingen. Den endelige dagsorden inkl. alle indkomne forslag samt revideret regnskab tilsendes alle medlemmer senest 7 dage før generalforsamlingen.
Stk. 2. Alle foreningens medlemmer, der er fyldt 15 år, ikke skylder kontingent og derover i mindst én måned har været medlem af foreningen, har adgang til – og stemmeret på – generalforsamlingen. Hvert medlem under 15 år kan overdrage deltagelsen og stemmeretten til en forælder eller værge. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. Derudover må bestyrelsen invitere relevante gæster, som dog ikke har stemmeret på generalforsamlingen. Valgbar til bestyrelsen er alle stemmeberettigede medlemmer over 15 år. Medlemmer, der vælges til formand eller kasserer, skal dog være fyldt 18 år. Fraværende, valgbare medlemmer kan vælges, når der skriftligt foreligger tilsagn om, at vedkommende vil modtage valg til den foreslåede post.
Stk. 3. På ulige år vælges kasserer og 1-2 menige bestyrelsesmedlemmer. På lige år vælges formand og 2-3 menige bestyrelsesmedlemmer. På førstkommende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig selv.
Hvert år vælges 2 suppleanter, 2 revisorer og 1 revisorsuppleant.
Stk. 4. På generalforsamlingen afgøres alle sager ved almindeligt stemmeflertal (over halvdelen), dog kræves til udelukkelse af et medlem, samt til ændring af disse vedtægter, mindst 2/3 af de afgivne gyldige stemmer for forslaget. Skriftlig afstemning kan efter ønske foretages.
Stk. 5. I tilfælde af at det ikke er muligt at afholde en fysisk generalforsamling kan bestyrelsen vælge at indkalde til & afholde generalforsamling som en virtuel generalforsamling med tilhørende valg, stemmeafgivelse mm.
Vedtægtsændringen § 8 - Generalforsamling
Stk. 1 – blev enstemmigt vedtaget
Stk. 2 – blev enstemmigt vedtaget
Stk. 3 – blev enstemmigt vedtaget
Stk. 4 – blev enstemmigt vedtaget
Stk. 5 – blev enstemmigt vedtaget
§ 11
Stk. 1.: Foreningens kontingent for passivt medlemskab fastsættes hvert år på den ordinære generalforsamling. Ved deltagelse på flere hold betales fuld pris pr. hold, seniorer på 55 år og derover der deltager på mere end et hold får en rabat på Kr. 150,- pr. efterfølgende hold de er tilmeldt.
Stk. 2. Bestyrelsens formand modtager omkostningsgodtgørelse & kørselsgodtgørelse i henhold til gældende takster for sit virke i bestyrelsen. Kasseren får fast månedsløn.
Stk. 3. Medlemmer af bestyrelsen med familiemedlem på hold i foreningen, honoreres med hel eller delvis betaling af et kontingent uden tillægsydelser. jf. Vejledning om skattemæssige forhold for idrætsforeninger 2021, udarbejdet af DGI og DIF, stk. 3.11 - Frikontingent, hvoraf fremgår i stk. 3.11.1, at bestemte persongrupper og udvalgsgrupper fritages for et kontingent betaling, og dette kan ske uden skattemæssige konsekvenser for de personer der har et frikontingent.
Medlemmer af bestyrelsen uden familiemedlem i foreningen honoreres med et omkostningsgodtgørende beløb svarende beløbsmæssigt til en hel eller delvis betaling af et kontingent uden tillægsydelser.
Stk. 4. Overskrides betalingsfristen vil der i forbindelse med påmindelse blive pålagt et rykkergebyr på kr. 50,00.
Stk.5. Foreningens regnskabsår følger finansåret. Regnskabet skal til enhver tid være tilgængeligt for bestyrelse og revision // ændres til
§ 11 Økonomi
Stk. 1. Foreningens kontingent for medlemskab fastsættes hvert år på den ordinære generalforsamling
Stk. 2. Medlemmer af bestyrelsen modtager et fastsat honorar årligt og udbetales umiddelbart før generalforsamlingen.
Bestyrelsens formand modtager omkostningsgodtgørelse & kørselsgodtgørelse i henhold til gældende takster for sit virke i bestyrelsen. Kassereren får fast månedsløn.
Stk. 3. Er et medlem i kontingentrestance og er blevet rykket op til tre gange for betalingen, kan der ske udelukkelse fra foreningens aktiviteter indtil betalingen er modtaget.
Stk.4. Foreningens regnskabsår følger kalenderåret. Regnskabet skal til enhver tid være tilgængeligt for bestyrelse og revision
Stk. 5. Bestyrelsen kan i særlige tilfælde bevilge et medlem fritagelse for kontingentbetaling.
Bestyrelsen fastsætter kontingentperioder og betalingsterminer. Ved tilmelding til hold kan der kun ske refundering ved udmeldelse senest 30 dage efter start.
Bestyrelsen kan løbende fastsætte særkontingenter for særhold og ved igangsættelse af nye initiativer.
Vedtægtsændringen § 11 – Økonomi
Stk. 1 – blev enstemmigt vedtaget
Stk. 2 – blev enstemmigt vedtaget
Stk. 3 – blev enstemmigt vedtaget
Stk. 4 – blev enstemmigt vedtaget
Stk. 5 – blev enstemmigt vedtaget
Dirigenten gennemgik de resterende ændringer, som blot udgør overskrift for de enkelte §§.
Overskrifterne i de nye vedtægter blev enstemmigt vedtaget.
De nye vedtægter vedhæftes dette referat.
Der er ikke indkommet forslag.
Da det er et ulige år, er følgende på valg:
Da der ikke var modkandidater, blev Christina, Katrine og Karina valgt med applaus.
Michelle blev valgt med applaus.
Begge de interne revisorer genopstillede og valgtes med applaus.
Marianne blev valgt med applaus.
Zascha Lang-Kettner talte om at Liga holdet bruger tiden i hallen fra andre hold. Gymnasterne føler, at det er uretfærdigt, at de op til konkurrence ikke får fuld træningstid.
Maria A. Lynge forklarede, at hun var blevet ringet op af et par trænere, der brokkede sig over, at Liga fik for meget tid i andres haltid. Bestyrelsen undersøger, om det kan påtales over for Liga trænerne.
Maria A. Lynge var blevet gjort opmærksom på denne problematik dagen før generalforsamlingen, og bestyrelsen er enige om, at der skal gøres noget ved det i forhold til træningstid mellem holdene i hallen.
Finn Blohm oplyste vedrørende Eurogymregnskabet, at det plejer at køre i et separat regnskab og bestyrelsen ikke har noget med dette at gøre. Foreningen skal ikke påtage sig en risiko. Det er forældrene og trænerne, der står for turen, der sørger for regnskabet. Foreningen kan bakke op.
Dirigenten takkede for god ro og orden, og generalforsamlingen sluttede kl. 21.15.
